1.- ANTECEDENTES
Tradicionalmente en el ámbito de las relaciones laborales las dietas se han entendido como un concepto no salarial, sino indemnizatorio, contemplado tanto en el Estatuto de los Trabajadores como en los Convenios Colectivos y regulado muy especialmente en la Ley y el Reglamento del IRPF. De tal suerte, en muchas ocasiones se entiende que las dietas, al ser un concepto indemnizatorio, no requieren justificar el gasto que generan (a diferencia del concepto de “gastos a justificar”, que efectivamente precisa de la justificación real y documental del dicho gasto).
La posibilidad de que la inspección de Trabajo y Seguridad Social pueda exigir a las empresas la presentación de documentos, tickets, facturas u otros , para acreditar que las cantidades satisfechas a los trabajadores, bajo la denominación de “dietas” en nómina se corresponde efectivamente con ese concepto, evitando que, de esta forma, puedan constituir un pago fraudulento de salarios y eludan así el gravamen de la cotización. De esta forma, la temática será abordada desde tres perspectivas: las prácticas reiteradas en su gestión por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social; la doctrina judicial; las normas que rigen la Seguridad Social y el impuesto de la renta de las personas físicas.
2.- FORMA DE ACTUAR DE LA INSPECCION DE TRABAJO
Por lo que se refiere a la práctica reiterada a cargo de la Inspección de Trabajo , aun lamentado que en el momento presente no quepa la posibilidad de recabar información de las redes del citado organismo debido a los recientes ataques sufridos por el sistema de los organismos de la Seguridad Social, es posible obtener una aproximación a los que se ha venido haciendo, según el artículo publicado en 2020 por el profesor Vigo Serralvo.
Nos da noticia de que en la Instrucción Técnica (Criterio Técnico) n.º 41/2005 de 18 de enero de 2005 de la Dirección General de Trabajo y Seguridad Social, admitió que las empresas de transporte de mercancías no tendrían que acreditar la realidad de dichos gastos mediante facturas y la Inspección de Trabajo no deberá solicitar tal justificación a fin de validar su exclusión de la base de cotización. Tal criterio fue sin embargo ulteriormente matizado, el 10 de septiembre de 2007 , por la Dirección General mediante contestación a consulta, para estimar que la ITSS tendría en todo caso la posibilidad de “ solicitar con carácter general la empresa cuanta documentación precise para hacer la comprobación y más cuando detecte indicios de fraude […..]. El desplazamiento ha de justificarse en todo caso. Por los gasto de manutención no es necesario presentar justificación si no superan el límite señalado, pero, teniendo carácter compensatorio, ha de prestarse atención a que no oculten salarios , pues en tal caso podría producirse fraude de ley” .
Debe hacerse notar que la mención anterior viene referida a las empresas de transporte , habida cuenta de que en ellas el desplazamiento es parte de su actividad esencial y que la empresa solicitante del informe no da a conocer en que sector está interesada lo que no impide que mutatis mutandi el criterio no sea aplicable a otros sectores.
3.- DOCTRINA JUDICIAL
Por lo que se refiere a la jurisprudencia es también el citado artículo el que aporta una visión de las actitudes contrapuestas, en el entendimiento de que esta incluyendo en la denominación de jurisprudencia la propiamente dicha, Tribunal Supremo, y la denominada “menor” de los Tribunales Superiores de Justicia.
La exigencia de documentación de las dietas la encontramos en sentencias del Tribunal Supremo tanto de la Sala Tercera, Jurisdicción Contencioso Administrativa como de la Sala Cuarta, Jurisdicción Social.
Así, la Sala Tercera, sección 2ª en STS n.º 96/2020 de 29 de enero de 2020 ( Rec 4258/2018), en materia tributaria considera obligación de la empresa conservar la documentación y exhibirla ante una eventual inspección fiscal “ pues no corresponde al empleado probar la realidad de los desplazamientos y los motivos o razón de los gastos manutención , y la Administración para acreditarlo debió dirigirse a al empleador en cuanto obligado a acreditar la realidad de que las cantidades abonadas al empleado por aquellos conceptos responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar , motivado por razón del desarrollo de su actividad laboral “ `fundamentos jurídico quinto ].
También la Sala Tercera su sección cuarta, tiene dicho en sentencia de en SSTTSS de 26 de julio de 1996 y 17 de abril de 1998 que es necesario por parte de la empresa acreditar que las retribuc0ines invocadas como extrasalariales corresponden a alguno de los conceptos excluidos de la cotización social, no solo nominativa sino efectivamente, en la medida en que opera una presunción “iuris Tantum” de que todo lo que el trabajador percibe del empresario es salario , convenido como contraprestación del trabajo realizado y sometido ,por tanto a cotización .
La Sala Cuarta del Tribunal Supremo ha estimado admisibles dos formas de hacer satisfacer el derecho a la dieta, bien compensando los gastos previa presentación de la correspondiente factura cualquier otra documentación acreditativa o estipulando cantidades a tanto alzado vinculadas a la concurrencia del hecho objetivo del desplazamiento, SSTTSS de 2/10/2007 (RCUD92/2006), y de 3/2/2006, (RCUD 143/2015 ).
Más lejos llega la Sala de lo Contencioso Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid cuando en su sentencia nº 18/2016 de 29 de enero de 2016 ,a través de un obiter dictum y en cuando al modo de acreditar las expensas dice que “ la validez de la documentación aportada por la empresa al limitarse a simples notas y tickets sin la necesaria vinculación concreta, o que hace imposible su control y constatación de un servicio de su veracidad , así como el cumplimiento del requisito de que se trata de un servicio distinto en centro diferente o si es que ha sido éste [ el trabajador] quien ha soportado el gasto “ .
Señala el mismo artículo que al formular tales afirmaciones la sentencia se está haciendo eco del criterio de la ITSS al rechazar el valor probatorio del material aportado por la empresa en la medida en que “ se limitan a simples notas y tickets sin vincular cada uno de ellos a un trabajador , fecha y servicio concreto , con lo que hace imposible su control y constatación de su veracidad , así como el cumplimiento del requisito de que se trata de un servicio distinto en centro de trabajo diferente al habitual del trabajador, si que ha sido éste quien ha soportado el gasto circunstancia absolutamente desconocida”
El autor se refiere al anterior criterio como prueba diabólica pero lo que resulta claro es el criterio de la ITSS.
Análogo criterio se mantiene en la sentencia de la Sala de lo Contenciosos Administrativo de Castilla-la mancha sección1 en su sentencia nº83/2009 de 9 de febrero de 2009, “ En efecto, no se pone en duda el desplazamiento de los trabajadores a distintas localidades para la realización de las obras ,pero no se han presentado facturas , recibos o billetes de medios de transporte o incluso del reposte de combustible que, conforme a la doctrina jurisprudencial citada , justifiquen la efectividad del desplazamiento- pueden haberlo hechos con vehículos de la propia empresa – ni de los gastos efectuados por los trabajadores en cuanto a su manutención , tales como facturas de restaurantes y hoteles”
4.- RESTO DE NORMAS QUE REGULAN LAS DIETAS EN MATERIAL LABORAL Y FISCAL.
A título de curiosidad cabe citar el modo en que algunos convenios colectivos intentan resolver la cuestión de las dietas, su pago y acreditación.
Del Ciclo integral del agua,2018-2022. “ Los gastos por comidas, dietas , pernoctaciones, desplazamientos etc serán compensado por las siguientes cantidades mínimas :
Kilometraje en vehículo propio: tablas anexas, pernoctaciones y dietas, importe factura según normas internas de cada empresa.”
Mediación seguros privados -2019-2022,” las empresas podrán elegir entre abonar la cuantía de las dietas fijadas en este convenio o abonar los gastos efectivamente ocasionados al trabajador por el desempeño de sus servicios fuera del lugar de trabajo”
Perfumería y afines:” las empresas podrán sustituir el sistema de dietas por un sistema de gastos pagados. siempre y cuando los importes a reembolsar sean iguales o superiores a los especificados en en el párrafo anterior para las dietas en cuyo caso las personas trabajadoras vendrán obligadas a justificar todos los gastos efectuados en el viaje o desplazamiento”
Resta por reflejar el texto de los preceptos que son habitualmente objeto de referencia en la conflictividad que el concepto y extensión de las dietas suscitan en relación a la posibilidad de fraude en infracotización por salarios y en la aplicación del impuesto sobre la renta de las personas físicas.
Artículo 17.1.d) de la Ley 35/2006 de 28 de noviembre
“d) Las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan”
Artículo 9 del Real Decreto 439/2007 de 30 de marzo
Artículo 9. Dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia.
A. Reglas generales:
1. A efectos de lo previsto en el artículo 17.1.d) de la Ley del Impuesto, quedarán exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados en este artículo.
2. Asignaciones para gastos de locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
3. Asignaciones para gastos de manutención y estancia. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.
Salvo en los casos previstos en la letra b) siguiente, cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.
a) Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:
1.º Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:
Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
2.º Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
En el caso del personal de vuelo de las compañías aéreas, se considerarán como asignaciones para gastos normales de manutención las cuantías que no excedan de 36,06 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 66,11 euros diarios si corresponden a desplazamiento a territorio extranjero. Si en un mismo día se produjeran ambas circunstancias, la cuantía aplicable será la que corresponda según el mayor número de vuelos realizados.
A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
b) Tendrán la consideración de dieta exceptuada de gravamen las siguientes cantidades:
1.º El exceso que perciban los funcionarios públicos españoles con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de hallarse destinados en España, como consecuencia de la aplicación de los módulos y de la percepción de las indemnizaciones previstas en los artículos 4, 5 y 6 del Real Decreto 6/1995, de 13 de enero, por el que se regula el régimen de retribuciones de los funcionarios destinados en el extranjero, y calculando dicho exceso en la forma prevista en dicho Real Decreto, y la indemnización prevista en el artículo 25.1 y 2 del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio.
2.º El exceso que perciba el personal al servicio de la Administración del Estado con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendría por sueldos, trienios, complementos o incentivos, en el supuesto de hallarse destinado en España. A estos efectos, el órgano competente en materia retributiva acordará las equiparaciones retributivas que puedan corresponder a dicho personal si estuviese destinado en España.
3.º El exceso percibido por los funcionarios y el personal al servicio de otras Administraciones Públicas, en la medida que tengan la misma finalidad que los contemplados en los artículos 4, 5 y 6 del Real Decreto 6/1995, de 13 de enero, por el que se regula el régimen de retribuciones de los funcionarios destinados en el extranjero o no exceda de las equiparaciones retributivas, respectivamente.
4.º El exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluso la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto, por razón de cargo, empleo, categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España.
Lo previsto en esta letra será incompatible con la exención prevista en el artículo 6 de este Reglamento.
4. El régimen previsto en los apartados anteriores será también aplicable a las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que perciban los trabajadores contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes, siempre que aquellas asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto del que constituya la residencia habitual del trabajador.
5. Las cuantías exceptuadas de gravamen en este artículo serán susceptibles de revisión por el Ministro de Economía y Hacienda, en la proporción en que se revisen las dietas de los funcionarios públicos.
6. Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este artículo estarán sujetas a gravamen.
B. Reglas especiales:
1. Cuando los gastos de locomoción y manutención no les sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes presten sus servicios, los contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente podrán minorar sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos, en las siguientes cantidades, siempre que justifiquen la realidad de sus desplazamientos:
a) Por gastos de locomoción:
Cuando se utilicen medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
b) Por gastos de manutención, los importes de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero.
A estos efectos, los gastos de estancia deberán estar en todo caso resarcidos por la empresa y se regirán por lo previsto en la letra a) del apartado 3 de la letra A de este artículo.
2. Estarán exceptuadas de gravamen las cantidades que se abonen al contribuyente con motivo del traslado de puesto de trabajo a municipio distinto, siempre que dicho traslado exija el cambio de residencia y correspondan, exclusivamente, a gastos de locomoción y manutención del contribuyente y de sus familiares durante el traslado y a gastos de traslado de su mobiliario y enseres.
3. Estarán exceptuadas de gravamen las cantidades percibidas por los candidatos a jurado y por los jurados titulares y suplentes como consecuencia del cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 385/1996, de 1 de marzo, por el que se establece el régimen retributivo e indemnizatorio del desempeño de las funciones del jurado, así como las percibidas por los miembros de las Mesas Electorales de acuerdo con lo establecido en la Orden Ministerial de 3 de abril de 1991, por la que se establece el importe de las dietas de los miembros de las Mesas Electorales.
Art.142 del Texto Refundido de la ley general de la Seguridad social
2. Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:
a) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.
3. Los empresarios deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social en cada período de liquidación el importe de todos los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores, con independencia de su inclusión o no en la base de cotización a la Seguridad Social y aunque resulten de aplicación bases únicas.
4. No obstante lo dispuesto en el apartado 2.e), el Ministerio de Empleo y Seguridad Social podrá establecer el cómputo de las horas extraordinarias, ya sea con carácter general, ya sea por sectores laborales en los que la prolongación de la jornada sea característica de su actividad.
5.- CONCLUSIONES
Entendemos sin ninguna otra opción de planteamiento que las DIETAS tienen un carácter indemnizatorio y no salarial, cuya finalidad es resarcir el gasto que se produce como consecuencia de un desplazamiento en el trabajo, pero dicho gasto debe de ser justificado con el documento o en todo caso la prueba, de que dicho gasto se ha realizado. De no ser asi, la Inspección de Trabajo o el Tribunal de Justicia pudiera entender que el concepto que el trabajador percibe como DIETAS y que NO ESTA JUSTIFICADO, sea el pago de un salario encubierto, privando asi al trabajador de los beneficios sociales que genera la cotización adecuada a la Seguridad Social y eludiendo el empresario la carga social.
No obstante, esto genera problemas a la hora de interpretar la norma general del requisito de la exigibilidad del justificante, con algunos Convenios Colectivos (como anteriormente hemos explicado). Un ejemplo de los problemas que pueden llegar a suscitar en la práctica es el que refleja la sentencia del Tribunal Supremo dictada el 8 de octubre de 2020 con el Nº 880/2020 en el RCUD 2415/2018, a propósito de la aplicación del art. 21 del Convenio Colectivo de Tecnologías y Servicios del Metal en la provincia de Valencia.
En dicho Convenio se asigna un valor fijo a la dieta y media dieta que el trabajador NO NECESITA JUSTIFICAR ANTE LA EMPRESA, para que ésta le satisfaga dicho valor. Solamente en el caso de superar el importe real valor asignado deberá aportar justificación.
En la sentencia de mérito la demanda de conflicto colectivo se planteó porque la empresa exigía justificación a los trabajadores de la dieta y media dieta en todo caso, aunque reclamaran el valor según convenio. En ella se desestima el recurso de la empresa y se confirma lo resuelto hasta la fecha, la estimación de la demanda.
La sentencia aborda la cuestión desde la única óptica que permite el RCUD pues resulta que la norma a interpretar, el art.21 del Convenio Colectivo es decir, ¿ hasta donde llega la exigibilidad de la justificación del gasto efectuado por el trabajador en el curso de un desplazamiento?, no contempla ninguna de las patologías a las que puede llevar una redacción como la del precepto que se comenta:
- Connivencia entre empresa y trabajador/es para abonar una parte del salario bajo la apariencia de dietas.
- Falta de transparencia ante una inspección fiscal a la que pueda ser sometido el trabajador.
- Falta de transparencia ante la ITSS interesada no solo en determinar el importe efectivo de las dietas sino en la averiguación de si los importes satisfechos según convenio responden a desplazamientos reales o encubren un fraude, con repercusión no solo en el montante de las cotizaciones sino en la configuración de la relación laboral en punto al salario.
Por lo expuesto entendemos que convendría a los intereses de la empresa, la exigibilidad del gasto, pues junto a las patologías citadas cabe especular con la posibilidad de que un trabajador emprenda acciones legales amparado en propio convenio colectivo para hacer pasar por salario lo que en realidad fueron dietas, que negocie o adopte un sistema por el que dieta a dieta quede acreditado que la cantidad que figura en nómina bajo ese nombre efectivamente se corresponde con el concepto de dieta.
En definitiva, aunque la Sentencia del TS considera la no justificación del gasto de la Dieta, hasta la cantidad establecida en el Convenio Colectivo, la prudencia y la seguridad jurídica aconsejan que la empresa solicite dicha justificación, en evitación de incorrectas interpretaciones sobre el salario, que pudieran producirse.
DEPARTAMENTO DERECHO LABORAL
BUFETE CASADELEY ABOGADOS
